O que é:
De maneira bastante simplificada, podemos definir o Sped Contábil como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais.
Como Funciona
A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no menu Legislação). Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.
Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA fornecido pelo Sped. Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à internet.
Através do PVA, execute os seguintes passos:
Validação do arquivo contendo a escrituração; Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista; Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação.
Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.
Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquanto ela não adota tal providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será "o livro digital foi recebido pelo Sped Contábil, porém ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial".
Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação.
Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:
Autenticação do livro;
Indeferimento;
Sob exigência.
IMPORTANTE: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência.
Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta.
O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração recuperação de backup.
Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.
Legislação
:Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20, de 28 de maio de 2009
Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital.
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007
Institui o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.
Departamento Nacional do Registro de Comércio
Instrução Normativa Nº 107, de 23 de maio de 2008
Dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais.
Conselho Federal de Contabilidade
Resolução N° 1.020/05
Aprova a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.
Receita Federal
Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007.(com as alterações da IN RFB 825/08 e da IN RFB 926/09)
Institui a Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários)
Leiaute do arquivo.
Instrução Normativa RFB nº 825, de 21 de fevereiro de 2008
Altera o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de dezembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital (prorroga para o último dia útil de junho de 2009 o prazo para apresentação da ECD, nos casos de cisão, cisão parcial, fusão ou incorporação ocorridos em 2008).
Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009
Altera os arts. 2º, 3º, 5º , 6º e 7º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de dezembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital e o Manual de Orientação do Leiaute.
Alterações no leiaute do arquivo.
Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36, de 18 de dezembro de 2007
Dispoe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital.
Anexo I - Regras de validação
Anexo II - Tabelas de Código
Tabelas de Códigos
Plano de contas das instituições financeiras – Cosif
Plano de contas da Susep: plano de contas analítico
Tabela de Países
Tabela de Municípios (no sitio do IBGE: menu Download > Geociências > Organização)
Tabela de qualificação dos assinantes (art.10, § 1º da Instrução Normativa DNRC nº 107/08)
Tabelas mantidas pela Receita Federal:
Indicador de situação especial
Código da instituição responsável pela administração do cadastro
Código do relacionamento
Código da natureza da conta/grupo de contas
Código da entidade responsável pela manutenção do plano de contas referencial
Plano de Contas Referencial - publicado pelo ADE Cofis 20/09
Plano de Contas Referencial - Comentado
Plano de Contas Referencial - Versão CSV
Observação: as tabelas, exceto de Países e Municípios, são instaladas juntamente com o PVA, com pelo menos os campos: Código;Descrição;Início de Validade;Fim de Validade (com o delimitador “;”), na pasta ....Programas SpedContabilXXTabelasExternas.
Consulta Acesso
Consulta Acesso à Escrituração Contábil
Permite à empresa, utilizando consulta disponível no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte - e-CAC da Receita Federal, verificar quais membros do Sped acessaram sua escrituração contábil digital. A consulta é feita com utilização de certificado digital da empresa, seu representante legal ou de seu procurador.